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Bestand im Blick


Stumpf und stressig? Ohne Frage, die Inventur erfreut sich eher eingeschränkter Beliebtheit, doch: Mit moderner Technik, einem fähigen Team und genügend Süßigkeiten lässt sich die betriebliche Bestandsaufnahme ganz gut meistern. „Inventur – bei diesem Begriff sind in der Vergangenheit schon viele Geschäftsinhaber blass geworden“, weiß  Unternehmensberater Axel Schröder. Warum? „Weil viele damit einen enormen Aufwand verbinden. Außerdem scheuen sich manche davor, die aktuellen Bestandszahlen vorgelegt zu bekommen. Die Differenzen schwarz auf weiß auf dem Tisch zu haben, ist nicht immer einfach.“

 

Welches sind die Top-Five-Fehler bei einer Inventur im Einzelhandel?

1. Schlechte Vorbereitung der Inventur selbst
2. Schlechte Arbeitsprozesse im Vorfeld (zum Beispiel keine Barcodes)
3. Schlechte Motivation des Teams durch falsche Kleinlichkeit (Stichwort: Verpflegung)
4. Störungen während der Durchführung
5. Keine Dokumentation als Reflexion

Welches sind die Top-Five-Fehler bei einer Inventur im Einzelhandel?

1. Schlechte Vorbereitung der Inventur selbst
2. Schlechte Arbeitsprozesse im Vorfeld (zum Beispiel keine Barcodes)
3. Schlechte Motivation des Teams durch falsche Kleinlichkeit (Stichwort: Verpflegung)
4. Störungen während der Durchführung
5. Keine Dokumentation als Reflexion

Pingeliges Personal
Bei den Mitarbeitern sind Zweier-Teams ganz gut. Einer zählt und sagt an, der andere trägt ein und kontrolliert. Wie viele solcher Teams man braucht, liegt an der Größe des Geschäfts. Beispiel: Eine Buchhandlung hat bei 100 Quadratmetern Verkaufsraum vier Zweier-Teams aufgestellt und war in sechs Stunden mit der Aufnahme des Warenbestandes fertig. Das Personal, was die Inventur durchführt, sollte möglichst nichts mit dem Unternehmen an sich zu tun haben. Zumindest sollten Mitarbeiter nur solche Bestände erfassen, mit denen sie im normalen Tagesgeschäft nicht zu tun haben. Die Gefahr ist sonst groß, dass andere Interessen als die Ermittlung der realen Bestandswerte im Vordergrund stehen. Stellen Sie sich vor, einer Ihrer Mitarbeiter lässt regelmäßig Fliegen- und Glitzerspray mitgehen und soll jetzt eben diese Bestände zählen... Das Ziel ist schließlich, dass 100 Prozent korrekt gezählt und kein noch so kleiner Wert unterschlagen wird.
ACHTUNG: Geschenke (keine Test-Proben der Industrie) vermindern den Bestand. Beispiel: Einem Top-Kunden wird als „Naturalrabatt" ein Sack Futter gegeben. Wenn das über das  Warenwirtschaftsprogramm als „Rabatt" gebucht wird, also Bestand -1 und Preis 0 EUR, ist alles sauber, wird er aber nur „obendrauf" gelegt, fehlt er im Bestand. Es gibt einige Inventurdienstleister, die Vollservice anbieten. Ein Beispiel ist die Firma Lauer: www.lauer-inventurservice.de/inventur/komplettservice.html
 
Differenz-Dilemma
Differenzen kommen immer vor, sollten aber nach Möglichkeit geklärt werden. Oft sind es Fehler in der Aufnahme, manchmal aber auch Fehler in der EDV. Diebstahl und Verlust kommen natürlich auch vor, erklären aber oft nicht die großen Differenzen. Der Tipp: Ruhe bewahren und mit dem Team gemeinsam auf die Suche gehen. Die großen Differenzen sind eigentlich immer in schlechten internen Prozessen begründet, nicht am einzelnen Mitarbeiter. Hier sollte man selbstkritisch hinterfragen, was man sich als Ziel für das kommende Jahr vornimmt. Barcodes einführen wäre doch vielleicht eine gute Idee. Oder die Möglichkeit, elektronische Lieferscheine verarbeiten zu können, oder oder, oder...
 
Wie genau man sich bei Differenzen verhält, erläutert Axel Schröder:
„Bei den Differenzen kommt es auf die Größenordnungen an. Wenn das halbe Lager unplausibel ist, würde ich in jedem Fall einen Steuerberater zu Rate ziehen, um das gegenüber dem Finanzamt irgendwie erklären zu können. Ich denke, wichtiger ist dann vielmehr ein Maßnahmenplan, wie man den Differenzen in Zukunft begegnen will. Und der leitet sich aus einer Analyse der Differenzen ab. Sind zum Beispiel nur bestimmte Warengruppen betroffen oder alle, gibt es Auffälligkeiten in den Lagerorten, das muss sauber analysiert werden.“ Vielen Dank unserem HIPPO Experten Axel Schröder. Der Unternehmensberater bietet Beratung auch für kleine Unternehmen an. Strategieberatung, Controlling, Prozessmanagement und Online-Beratung gehören unter anderem zu seinem Leistungsportfolio. www.axel-schroeder.de

 
Die Zwei
Bei der Inventur werden sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmens gewogen, gezählt und erfasst. Wann und wie die Erbsenzähler unter Ihnen dabei ans Werk gehen, hängt von der gewählten Inventur-Art ab. Hier gibt es für den Handel zwei generelle Methoden.
 

Foto: R by berwis_pixelio.de

 

 
Die Stichtagsinventur wird einmal im Jahr durchgeführt und deshalb ergeben sich folgende Vorteile:
• pünktliche Prüfung kurz vor dem Bilanzstichtag
• weniger zeitlicher und bürokratischer Aufwand
• geringere Kosten für das eingesetzte Personal
 
 

Die permanente Inventur findet immer statt und hat folgende Vorteile:
• permanente Überprüfungen der Bestände verhindert Überraschungen
• Vorhersage über Bestände lässt ein besseres Lagermanagement zu
• Störungen des Betriebsablaufes können durch sinnvolle Planung durch die variablen Prüfungstermine vermieden werden; gezählt wird, wenn die Lagerbestände auf sehr niedrigen Ständen sind. Eine Stichtagsinventur kann man recht gut vorbereiten und am Tag der Inventur auch recht zügig durchführen. Die permanente Inventur verteilt den Zählaufwand über das Jahr und bedeutet somit auch keine „Spitzenbelastung“ des gesamten Teams. Die permanente Inventur braucht aber straffe und gelebte Prozesse, was den Warenzu- und -abgang angeht, am bestem von einem Lageristen, der Ware vom Lieferanten entgegennimmt, die Qualität prüft, Lieferscheine kontrolliert und an den Verkauf die Ware auch wieder ausgibt. Das ist im stationären Einzelhandel, wo Kunden Zugriff auf die Ware im Verkaufsraum haben, eher schwierig, in einem Online-Geschäft aber durchaus vorstellbar.
 
Schröders Empfehlung für den Pferdesport-Fachhandel
 
Die klassische Stichtagsinventur
Ist nicht durch die modernen Warenwirtschaftssysteme eh schon eine ständige Inventur abgehalten?
Axel Schröder: „Bei der Inventur geht es ja gerade darum, Differenzen zwischen dem Soll-Bestand in der Warenwirtschaft und dem Ist-Bestand, den man im Regal findet, aufzudecken. Und Gründe, für Differenzen gibt es ganz viele.“
 
Sieben Schritte zur gelingenden Inventur
1. Stellen Sie Ihre alltäglichen Geschäftsprozesse schrittweise auf eine leichte Inventur um. Das bedeutet zum Beispiel Barcodes mit EAN-Nummern oder anderen geeigneten eindeutigen Bezeichnern an allen Artikeln, an den Regalen und so weiter.
2. Lesen Sie, wenn möglich, Lieferscheine der Lieferanten elektronisch in die Warenwirtschaft ein. Die Fehlerrate falscher Lieferscheine ist deutlich niedriger als die Fehlerrate durch menschliches Abtippen.
3. Buchen Sie unterjährig alle Abgänge sorgfältig, auch Bruch und Aufmerksamkeiten.
4. Bereiten Sie die Inventur sorgfältig mit genug Vorlauf vor. Dazu gehören mobile Datenerfassungsgeräte, ausreichend Personal. Die Inventurgeräte muss man nicht kaufen, sondern kann sie bei entsprechenden Inventurfirmen ausleihen.
5. Motivation: Sorgen Sie für Verpflegung für Ihr Team während der Inventur. Ein paar Naschereien, Getränke und vielleicht eine Familienpizza erhöhen die Motivation enorm.
6. Störungsfreiheit: Machen Sie die Inventur ungestört, also entweder an einem Tag, an dem das Geschäft geschlossen ist, oder außerhalb der Öffnungszeiten.
7. Reflexion: Schreiben Sie sich genau auf, was gut lief und was bei der nächsten Inventur geändert werden soll. Wichtig ist hier wirklich das Aufschreiben. Denn nach einem Jahr ist die Erinnerung sehr schwierig und lückenhaft. 
 

Veröffentlichung in der Print-Ausgabe HIPPO 8-9/2018


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