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Übermittlung von Rechnungen per E-Mail

Rechtsanwältin Bettina Sander aus Mainz informiert!

Eine Rechnung, die auf elektronischem Wege übermittelt wird, steht einer Rechnung, die postalisch übermittelt wird, gleich. Beide müssen die nach § 14 Abs. 4 UStG vorgeschriebenen Parameter enthalten, damit der Empfänger – sofern er auch Unternehmer ist – die Vorsteuer aus der empfangenen Rechnung ziehen kann.

Foto: pixabay


Echtheit?
Außerdem muss die Authenzität (Echtheit der Herkunft der Rechnung) und Integrität (Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung) garantiert sein. Durch welches innerbetriebliche Kontrollverfahren der Rechnungsaussteller bei elektronischen Rechnungen sicherstellt, dass Authentizität und Integrität der Rechnung nachprüfbar sind, steht jedem Unternehmer frei. Selbstverständlich kann der Rechnungsaussteller auch weiterhin mittels elektronischer Signatur oder EDI (Electronic data interchange) die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung und die Echtheit der Herkunft der Rechnung sicherstellen. Dies stellt jedoch einen sehr hohen Aufwand für den Rechnungsaussteller dar. Einfacher geht es, wenn die Rechnung per PDF als Anhang einer E-Mail beigefügt wird. Der Empfänger muss sich mit dem Empfang der Rechnung per E-Mail einverstanden erklären oder ihm zumindest nicht widersprechen.
 
Archivieren?
Gem. § 14b Abs.1 UStG (=Umsatzsteuergesetz) müssen Rechnungen zehn Jahre unveränderbar aufbewahrt werden. Elektronische Rechnungen sind als originäre digitale Dokumente unverändert elektronisch aufzubewahren, der alleinige Ausdruck genügt nicht.
 
Veröffentlichung in der Online-Ausgabe HIPPO 3/2018: Dieser Text stellt keine Rechtsberatung dar und erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

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